Funkcja pozwala na automatyczne zarządzanie zastępstwami w przypadku nieobecności osoby przypisanej do realizacji zadań lub zgłoszeń. System umożliwia użytkownikowi skonfigurowanie zastępstw w kalendarzu oraz automatyczne przypisywanie zastępcy w przypadku jego niedostępności.
Dzięki temu zadania i zgłoszenia będą realizowane przez wybrane osoby, bez konieczności ręcznego przypisywania zadań przed każdą nieobecnością.
Automatyzacja procesów: System automatycznie przypisuje zastępstwa, eliminując ręczne działania w sytuacji nieobecności.
Ciągłość pracy: Umożliwia kontynuację realizacji zadań i zgłoszeń bez opóźnień spowodowanych nieobecnością osób.
Transparentność: Zapis zmian w cyklu życia zapewnia pełną widoczność działań i zastosowanych zastępstw.
Skalowalność: Funkcjonalność obsługuje różne rodzaje procesów (zadania, zgłoszenia, akceptacje) w jednym mechanizmie.
Z dowolnego miejsca w systemie kliknij na ikonę swojego profilu i wybierz Kalendarz pracy.
Przejdź do pierwszego dnia nieobecności i kliknij PPM. Wybierz rodzaj nieobecności: urlop lub zwolnienie.
Uzupełnij informacje: temat oraz okres nieobecności.
Zaznacz checkbox Ustaw zastępstwo.
Wskaż osoby, do których mają być przypisane zadania i zgłoszenia. Możesz podać więcej niż jedną osobę.
Wskaż osoby, do których mają być przypisane zadania akceptacji. Możesz podać więcej niż jedną osobę.
Uwaga! Lista zastępców jest uporządkowana według priorytetu. Jeśli pierwsza osoba na liście również jest niedostępna, system przechodzi do kolejnej.
Jeśli żadna osoba na liście nie jest dostępna, zadanie/zgłoszenie pozostaje nieprzypisane.
Kliknij Zapisz.
System dodaje informację o zastosowaniu zastępstwa w cyklu życia zgłoszenia/zadania. Osoba pierwotnie przypisana zostaje oznaczona jako obserwująca zgłoszenie. |
Konfiguracja kalendarza:
Jan Kowalski ustawia zdarzenie "Niedostępny" w kalendarzu od 18.11.2024, godz. 15:00 do 17:00.
Wskazuje Annę Nowak i Piotra Wiśniewskiego jako zastępców w kolejności priorytetu.
Zdarzenie w systemie:
Nowe zgłoszenie zostaje przypisane do Jana Kowalskiego o godzinie 15:30.
System sprawdza status kalendarza Jana Kowalskiego i wykrywa status "Niedostępny".
Pierwszy zastępca (Anna Nowak) również jest niedostępny (ma aktywne zdarzenie „Ustaw zastępstwo”).
Drugi zastępca (Piotr Wiśniewski) jest dostępny i zostaje przypisany jako realizujący.
Cykl życia zgłoszenia:
System dodaje wpis:
„Osoba (Jan Kowalski) wskazana jako Realizujący jest niedostępna. Na podstawie konfiguracji zdarzenia w kalendarzu zastosowano zastępstwo przez (Piotr Wiśniewski).”
Jan Kowalski zostaje automatycznie dodany jako obserwujący zgłoszenie.