Aby zaprojektować akcję która ma zostać automatycznie wykonana na etapie/przejściu procesu należy kliknąć w ten element na grafie (uwaga! musi być włączony tryb edycji grafu) i wybrać ikonkę ołówka. Akcje ustawia się w ramach reguł i ich wywołanie może być zależne od warunków reguły (zakladka Reguły)

Ustaw wartość pola

Akcja wstawia automatycznie wskazaną wartość w pole mapowane zgłoszenia. 

• Lista pól:

  • Adres e-mail z utwórz osobę

  • Cel przetwarzania danych

  • Czy naruszenie ma charakter transgraniczny?

  • Data reakcji

  • Data rozwiązania

  • Data zamknięcia

  • Data zawiadomienia osób, których dane dotyczą

  • Data zawiadomienia podmiotu nadzorczego

  • Data zgłoszenia

  • Deklarowana data rozwiązania

  • Dotyczy osoby

  • Dział

  • Dział z utwórz osobę

  • Firma z utwórz osobę

  • Główny login z utwórz osobę

  • Grupa realizująca

  • Imię z utwórz osobę

  • Inżynier

  • Kategoryzacja

  • Kod rozwiązania

  • Kod zamknięcia

  • Koordynator

  • Lokalizacja

  • Miasto z utwórz osobę

  • Możliwe konsekwencje

  • Nazwisko z utwórz osobę

  • Oceniający

  • Opis

  • Osoba dla nowego konta w AD

  • Osoba z nadania dostępu

  • Osoba z odebrania dostępu

  • Pilność

  • Planowany czas rozpoczęcia przerwy

  • Planowany czas rozpoczęcia zmiany

  • Planowany czas zakończenia przerwy

  • Planowany czas zakończenia zmiany

  • Podjęte środki naprawcze

  • Powtarzalność

  • Poziom ryzyka

  • Poziom świadczenia usługi

  • Priorytet

  • Profil stanowiska pracy z nadania dostępu

  • Przełożony w utwórz osobę

  • Realizujący

  • Rozwiązanie

  • Sposób stwierdzenia naruszenia

  • Stanowisko z utwórz osobę

  • Świadkowie

  • Telefon praca z utwórz osobę

  • Temat

  • Termin rozpoczęcia

  • Termin zakończenia

  • Tester

  • Trudność

  • Typ

  • Upoważnienie do

  • Upoważnienie od

  • Ustawienia dla nowego konta w AD

  • Uzasadnienie decyzji

  • Właściciel

  • Wpływ

  • Zatwierdzający

  • Zgłaszający

  • Źródło

Wyślij wiadomość e-mail

Umożliwia automatyczną wysyłkę e-maila.

Przykład: Jeżeli po zakończeniu/przed rozpoczęciem jakiegoś etapu (na przejściu) chcesz aby została wysłana automatycznie wiadomość e-mail z powiadomieniem pracownika (np.takiego który nie jest ani realizującym, ani zgłaszającym a np.przełożonym/beneficjentem), że etap został zakończony/zgłoszenie przechodzi do kolejnego.

Email może być wysłany do:

• Realizujący

• Przełożony realizującego

• Dział realizującego

• Zgłaszający

• Przełożony zgłaszającego

• Dział zgłaszającego

• Dotyczy osoby

• Przełożony Dotyczy osoby

• Dział osoby której dotyczy

• Email z utwórz osobę

• Przełożony z utwórz osobę

• Zatwierdzający

• Obserwujący

• Grupa realizująca

• Lider grupy realizującej

• Osoba

• Grupa osób

Open

Dodaj komentarz

W zgłoszeniu zostanie dodany komentarz o wskazanej treści.

Open

Dodaj notatkę

W zgłoszeniu zostanie dodany notatka o wskazanej treści. Notatka może zawierać automatycznie uzupełnione dane z pól mapowanych w zgłoszeniu.
Notatka może zostać dodana jako systemowa.
Notatka jest widoczna jedynie dla osób, które mają w swojej roli nadane uprawnienia do widoczności notatek.

Dodaj zadanie

Akcja tworzy automatycznie zadanie w ramach zgłoszenia. Zadanie może być przypisane do jednej wybranej osoby lub grupy osób (wtedy tworzy się wiele zadań).

Zadanie w ten sposób utworzone może mieć automatycznie wypełnione pola Temat oraz Opis zadania, określoną przypisaną kategorię i podkategorię helpdesk, określone z góry czasochłonność, priorytet i opóźnienie czasu rozpoczęcia.
Temat i opis zgłoszenia może zawierać automatycznie uzupełnione dane z pól mapowanych w zgłoszeniu.

Przykład: W trakcie procesu rekrutacji asystentka działu HR musi wykonać wstępny telefon z weryfikacją kandydata. Chcę, aby zostało automatycznie wygenerowane i przypisane do niej zadanie.

1. Kliknij na przejście, nastepnie na ikonę ołówka.

2. W zakładce Reguły kliknij Dodaj regułę, a następnie Dodaj akcję.

3. Z listy wybierz Dodaj zadanie.

4. Uzupełnij informacje i pola, które ma zawierać zadanie i wskaż pozostałe jego parametry.

   Zadanie może być przypisane do jednej wybranej osoby lub grupy osób (wtedy tworzy się wiele zadań).
   Zadanie w ten sposób utworzone może mieć automatycznie wypełnione pola Temat oraz Opis zadania, określoną przypisaną kategorię i podkategorię helpdesk, określone z góry czasochłonność, priorytet i opóźnienie czasu rozpoczęcia.
   Temat i opis zgłoszenia może zawierać automatycznie uzupełnione dane z pól mapowanych w zgłoszeniu.

Uruchom formularz

Akcja wywołuje uruchomienie formularza na przejściu. Formularz musi być uprzednio utworzony w katalogu formularzy.

Przykład: Formularze mogą się pojawiać zarówno na wejściu (podczas zgłaszania sprawy i zakładania zgłoszenia) jak i w trakcie realizacji (aby zebrać kolejne informacje do jego realizacji) czy też na końcu (np. aby ocenić obsługę zgłoszenia).

Uruchomienie podprocesu / utworzenie zgłoszenia w zgłoszeniu

W przypadkach kiedy procesy wymagają wywołania w ich ramach podprocesów/założenia zgłoszenia, które będzie posiadało osobne workflow lub rozgałęzienia, gdzie dochodzi do realizacji kilku podzgłoszeń/podprocesów naraz, od których proces główny jest zależny, można zrealizować to poprzez dodanie tej akcji.

Uwaga!

Żeby dodać akcję Dodaj zgłoszenie, uprzednio musi zostać poprawnie zamodelowany graf procesu, według którego ma być realizowane zgłoszenie.

1. Kliknij edycję przejścia (ikona ołówka).

2. W zakładce Reguły kliknij Dodaj regułę→Dodaj akcję.

3. Z listy akcji wybierz Dodaj zgłoszenie.

4. Wybierz proces, według którego ma być realizowane podzgłoszenie.

5. Wpisz temat zgłoszenia Temat zgłoszenia może zawierać automatycznie uzupełnione dane z pól mapowanych w zgłoszeniu. Aby je dodać kliknij ikonkę plusa w wierszu Temat i wskaż pola.
   Jeżeli pozostawisz pole puste, temat zostanie ustawiony zgodnie z ustawieniami procesu.

6. Wybierz kategorię helpdesk, do której ma być przypisane nowe zgłoszenie.
   Jeżeli pozostawisz pole puste, kategoria zostanie ustawiona zgodnie z ustawieniami procesu.

7. Opis zgłoszenia. Opis zgłoszenia może zawierać automatycznie uzupełnione dane z pól mapowanych w zgłoszeniu. Aby je dodać kliknij ikonkę plusa w polu Opis i wskaż pola.

8. Wskaż Realizującego. Dostępne opcje:

   1. Zgodnie z ustawieniami procesu - realizującą osobą będzie osoba wskazana w workflow procesu podzgloszenia.

   2. Wybrana osoba - należy wskazać konkretną osobę z CMDB.

   3. Dowolna osoba z grupy - należy wskazać grupę realizującą.

   4. Zalogowany użytkownik - jako realizujący ustawiana jest osoba, która uruchomiła przejście.

9. Ustaw typ powiązania:

   1. Powiązanie standardowe - zgłoszenie zostaje powiązane ale nie ma wpływu na dalszą realizację.

   2. Zablokuj zmianę etapu zgłoszenia nadrzędnego - nadrzędne zgłoszenie zostanie zablokowane w danym etapie do momentu osiągnięcia przez podzgłoszenia stanu Zamknięty, Anulowany lub Rozwiązany.

   3. Zablokuj rozwiązanie i zamknięcie zgłoszenia nadrzędnego - nadrzędne zgłoszenie nie będzie mogło osiągnąć stanu Zamknięty i Rozwiązany do momentu gdy powiązane w ten sposób podzgłoszenia osiągną stanu Zamknięty, Anulowany lub Rozwiązany.

   4. Nie dodawaj relacji - utworzone podzgłoszenie nie będzie powiązane ze zgłoszeniem nadrzędnym.

Przykład: W procesie rekrutacji, po podjęciu decyzji o zatrudnieniu pracownika przez Dział HR jest wymagane wykonanie szeregu czynności przez Dział Finanse i Administracja. Działania te są elementem odrębnego, złożonego procesu realizowanego przez inny dział i są niezbędne do tego aby był zamknięty proces rekrutacji. Od tego, czy zostanie zakończony proces realizowany przez Dział Finanse i Administracja, zależy czy zgłoszenie będzie mogło przejść z etapu "Procesowanie przez Dział Finanse i Administracja" do etapu "Poinformowanie kandydata i formalności". 

Kolorem zielonym zostało zaznaczone przejście (strzałka), którą należy edytować i modelować akcje.

Ustawienia w akcji zgłoszeniu, przykład:

Dodaj obserwujących

Akcja pozwala na dodanie do obserwujących osób, które uprzednio nie były zaangażowane w proces.

Persony, które mogą być uwzględnione:

• Zalogowany użytkownik

• Szef działu zalogowanego użytkownika

• Wybrane osoby

• Osoby pełniące rolę

• Osoby z grupy

• Przełożony osoby która jest

Ustaw status w otwartych zadaniach na (automatyczne zamykanie zadań w procesie)

Akcja umożliwia automatyzację zmiany statusu w otwartych zadaniach w procesie. Najczęstszym zastosowaniem będzie autozamykanie zadań przy rozwiązywaniu zgłoszenia.

Status może być zmieniony na:

• Nowe

• Otwarte

• W realizacji

• Wstrzymane

• Zrealizowane

• Zamknięte

Może zostać także dodany komentarz lub notatka w cyklu życia zgłoszenia.