Spis treści:

...

• Nowe: Etap właśnie się rozpoczął i czeka na dalsze działania.

• Akceptacja: Etap, na którym konieczna jest akceptacja przez określone osoby.

• Otwarte: Etap jest aktywny i w toku.

• Rozwiązane: Zgłoszenie rozwiązane.

• Wstrzymane: Etap został tymczasowo wstrzymany, czeka na dalsze decyzje.

• Zamknięte: Proces na tym etapie został zakończony i nie wymaga dalszych działań.

Czas realizacji - Jest to czas przewidziany na wykonanie danego etapu. Pomaga monitorować, czy poszczególne fazy procesu są realizowane zgodnie z założonym harmonogramem. Pole nieobowiązkowe.

...

Nazwa przejścia - pozwala opisać, co dzieje się ze zgłoszeniem pomiędzy etapami.

...

Akcje

Aby zaprojektować akcję która ma zostać automatycznie wykonana na etapie/przejściu procesu należy kliknąć w ten element na grafie (uwaga! musi być włączony tryb edycji grafu) i wybrać ikonkę ołówka. Akcje ustawia się w ramach reguł i ich wywołanie może być zależne od warunków reguły (zakladka Reguły)

Ustaw wartość pola

Akcja wstawia automatycznie wskazaną wartość w pole mapowane zgłoszenia. 

Przykład: Jeżeli chcesz aby w procesie jako osoba zgłaszająca była automatycznie podstawiana osoba, która tworzy zgłoszenie (zalogowany użytkownik) kliknij Wstaw wartość pola->Zgłaszający→Zalogowany użytkownik.

• Lista pól

  • Cel przetwarzania danych

  • Czy naruszenie ma charakter transgraniczny?

  • Data reakcji

  • Data rozwiązania

  • Data zamknięcia

  • Data zawiadomienia osób, których dane dotyczą

  • Data zawiadomienia podmiotu nadzorczego

  • Dział

  • Grupa realizująca

  • Inżynier

  • Kategoria/Podkategoria/Pozycja

  • Lokalizacja

  • Możliwe konsekwencje

  • Oceniający

  • Opis

  • Planowany czas rozpoczęcia przerwy

  • Planowany czas rozpoczęcia zmiany

  • Planowany czas zakończenia przerwy

  • Planowany czas zakończenia zmiany

  • Podjęte środki naprawcze

  • Poziom świadczenia usługi

  • Priorytet

  • Realizujący

  • Rozwiązanie

  • Sposób stwierdzenia naruszenia

  • Świadkowie

  • Temat

  • Termin rozpoczęcia

  • Termin zakończenia

  • Tester

  • Trudność

  • Typ

  • Upoważnienie do

  • Upoważnienie od

  • Uzasadnienie decyzji

  • Właściciel zmiany

  • Zatwierdzający

  • Zgłaszający

Wyślij wiadomość e-mail

Umożliwia automatyczną wysyłkę e-maila.

Przykład: Jeżeli po zakończeniu/przed rozpoczęciem jakiegoś etapu (na przejściu) chcesz aby została wysłana automatycznie wiadomość e-mail z powiadomieniem pracownika (np.takiego który nie jest ani realizującym, ani zgłaszającym a np.przełożonym/beneficjentem), że etap został zakończony/zgłoszenie przechodzi do kolejnego.

Email może być wysłany do:

• Realizujący

• Przełożony realizującego

• Dział realizującego

• Zgłaszający

• Przełożony zgłaszającego

• Dział zgłaszającego

• Obserwujący

• Grupa realizująca

• Lider grupy realizującej

• Osoba

Temat i treść wiadomości e-mail mogą być automatycznie podstawione na wskazaną treść oraz uzupełnione danymi z pól mapowanych.

...

Dodaj komentarz

W zgłoszeniu zostanie dodany komentarz o wskazanej treści. Komentarz może zawierać automatycznie uzupełnione dane z pól mapowanych w zgłoszeniu.
Komentarz może zostać dodany jako systemowy.

...

Dodaj notatkę

W zgłoszeniu zostanie dodany notatka o wskazanej treści. Notatka może zawierać automatycznie uzupełnione dane z pól mapowanych w zgłoszeniu.
Notatka może zostać dodana jako systemowa.
Notatka jest widoczna jedynie dla osób, które mają w swojej roli nadane uprawnienia do widoczności notatek.

...

Dodaj zadanie

Zobacz film opisujący zadania i ich zastosowanie w LOG Plus ServiceDesk na YouTube.

Akcja tworzy automatycznie zadanie w ramach zgłoszenia. Zadanie może być przypisane do jednej wybranej osoby lub grupy osób (wtedy tworzy się wiele zadań).

Zadanie w ten sposób utworzone może mieć automatycznie wypełnione pola Temat oraz Opis zadania, określoną przypisaną kategorię i podkategorię helpdesk, określone z góry czasochłonność, priorytet i opóźnienie czasu rozpoczęcia.
Temat i opis zgłoszenia może zawierać automatycznie uzupełnione dane z pól mapowanych w zgłoszeniu.

Przykład: W trakcie procesu rekrutacji asystentka działu HR musi wykonać wstępny telefon z weryfikacją kandydata. Chcę, aby zostało automatycznie wygenerowane i przypisane do niej zadanie.

Tak wygląda fragment procesu, czerwoną strzałką zaznaczono gdzie należy dodać akcję "Dodaj zadanie" tak, aby zostało one utworzone do wykonania na etapie "Weryfikacja CV przez asystentkę".

...

1. Kliknij na przejście, nastepnie na ikonę ołówka.

2. W zakładce Reguły kliknij Dodaj regułę, a następnie Dodaj akcję.
   

3. Z listy wybierz Dodaj zadanie.

4. Uzupełnij informacje i pola, które ma zawierać zadanie i wskaż pozostałe jego parametry.
   

   Zadanie może być przypisane do jednej wybranej osoby lub grupy osób (wtedy tworzy się wiele zadań).
   Zadanie w ten sposób utworzone może mieć automatycznie wypełnione pola Temat oraz Opis zadania, określoną przypisaną kategorię i podkategorię helpdesk, określone z góry czasochłonność, priorytet i opóźnienie czasu rozpoczęcia.
   Temat i opis zgłoszenia może zawierać automatycznie uzupełnione dane z pól mapowanych w zgłoszeniu.

Przykład:

...

Uruchom formularz

Zobacz film opisujący formularze i ich zastosowanie w LOG Plus ServiceDesk na YouTube.

Akcja wywołuje uruchomienie formularza na przejściu. Formularz musi być uprzednio utworzony w katalogu formularzy.

Przykład: Formularze mogą się pojawiać zarówno na wejściu (podczas zgłaszania sprawy i zakładania zgłoszenia) jak i w trakcie realizacji (aby zebrać kolejne informacje do jego realizacji) czy też na końcu (np. aby ocenić obsługę zgłoszenia).

...

Uruchomienie podprocesu / utworzenie zgłoszenia w zgłoszeniu

W przypadkach kiedy procesy wymagają wywołania w ich ramach podprocesów/założenia zgłoszenia, które będzie posiadało osobne workflow lub rozgałęzienia, gdzie dochodzi do realizacji kilku podzgłoszeń/podprocesów naraz, od których proces główny jest zależny, można zrealizować to poprzez dodanie tej akcji.

Uwaga!

Żeby dodać akcję Dodaj zgłoszenie, uprzednio musi zostać poprawnie zamodelowany graf procesu, według którego ma być realizowane zgłoszenie.

Zobacz film opisujący zgłoszenia w procesie i ich zastosowanie w LOG Plus ServiceDesk na YouTube.

1. Kliknij edycję przejścia (ikona ołówka).

2. W zakładce Reguły kliknij Dodaj regułę→Dodaj akcję.
   

3. Z listy akcji wybierz Dodaj zgłoszenie.
   

4. Wybierz proces, według którego ma być realizowane podzgłoszenie.

5. Wpisz temat zgłoszenia Temat zgłoszenia może zawierać automatycznie uzupełnione dane z pól mapowanych w zgłoszeniu. Aby je dodać kliknij ikonkę plusa w wierszu Temat i wskaż pola.
   Jeżeli pozostawisz pole puste, temat zostanie ustawiony zgodnie z ustawieniami procesu.

6. Wybierz kategorię helpdesk, do której ma być przypisane nowe zgłoszenie.
   Jeżeli pozostawisz pole puste, kategoria zostanie ustawiona zgodnie z ustawieniami procesu.

7. Opis zgłoszenia. Opis zgłoszenia może zawierać automatycznie uzupełnione dane z pól mapowanych w zgłoszeniu. Aby je dodać kliknij ikonkę plusa w polu Opis i wskaż pola.

8. Wskaż Realizującego. Dostępne opcje:
   

   1. Zgodnie z ustawieniami procesu - realizującą osobą będzie osoba wskazana w workflow procesu podzgloszenia.

   2. Wybrana osoba - należy wskazać konkretną osobę z CMDB.

   3. Dowolna osoba z grupy - należy wskazać grupę realizującą.

   4. Zalogowany użytkownik - jako realizujący ustawiana jest osoba, która uruchomiła przejście.

9. Ustaw typ powiązania:

   1. Powiązanie standardowe - zgłoszenie zostaje powiązane ale nie ma wpływu na dalszą realizację.

   2. Zablokuj zmianę etapu zgłoszenia nadrzędnego - nadrzędne zgłoszenie zostanie zablokowane w danym etapie do momentu osiągnięcia przez podzgłoszenia stanu Zamknięty, Anulowany lub Rozwiązany.

   3. Zablokuj rozwiązanie i zamknięcie zgłoszenia nadrzędnego - nadrzędne zgłoszenie nie będzie mogło osiągnąć stanu Zamknięty i Rozwiązany do momentu gdy powiązane w ten sposób podzgłoszenia osiągną stanu Zamknięty, Anulowany lub Rozwiązany.

   4. Nie dodawaj relacji - utworzone podzgłoszenie nie będzie powiązane ze zgłoszeniem nadrzędnym.

Przykład: W procesie rekrutacji, po podjęciu decyzji o zatrudnieniu pracownika przez Dział HR jest wymagane wykonanie szeregu czynności przez Dział Finanse i Administracja. Działania te są elementem odrębnego, złożonego procesu realizowanego przez inny dział i są niezbędne do tego aby był zamknięty proces rekrutacji. Od tego, czy zostanie zakończony proces realizowany przez Dział Finanse i Administracja, zależy czy zgłoszenie będzie mogło przejść z etapu "Procesowanie przez Dział Finanse i Administracja" do etapu "Poinformowanie kandydata i formalności". 

Kolorem zielonym zostało zaznaczone przejście (strzałka), którą należy edytować i modelować akcje.

...

Ustawienia w akcji zgłoszeniu, przykład:

...