LOG Plus posiada prekonfigurowane wnioski obsługi nadawania oraz odbierania dostępów, w ramach których występuje szereg automatyzacji, akceptacji, generowane są odpowiednie zadania, a po zatwierdzeniu, konta w systemach informatycznych są automatycznie tworzone i powiązywane z odpowiednią osobą / osobami.

Nadanie dostępu do SI (wszystkie akceptacje w głównym procesie)

Opis procesu:

1. Etap 1: Start procesu
   Proces rozpoczyna się od inicjacji nowego wniosku („Nowy wniosek”).

2. Przejście 1: Nowy wniosek

3. Etap 2: Akceptacja przełożonego
   Tworzone są zadania akceptacji dla przełożonych osób z wniosku.
   Nowy wniosek trafia do przełożonego, który może podjąć decyzję:
   Zaakceptować, co prowadzi do przekazania wniosku do akceptacji SBO (Właściciela biznesowego).Do akceptacji SBO: W przypadku pozytywnej decyzji przełożonego, wniosek przechodzi do akceptacji przez SBO.
   Jeśli wniosek jest niekompletny, może go zwrócić do zgłaszającego w celu uzupełnienia („Zwrócony do uzupełnienia”).
   Jeśli wniosek nie spełnia wymagań, może go odrzucić, co prowadzi do zakończenia procesu w statusie „Odrzucony”.

4. Przejście 2: Do akceptacji SBO

5. Etap 3: Akceptacja SBO
Jeśli SBO akceptuje wniosek, przechodzi on do realizacji („Realizuj”). Tworzone są zadania dla odpowiednich osób, odpowiedzialnych za założenie kont.

6. Przejście 3: Realizuj

7. Etap 4: Nadawanie dostępów
   Następnie następuje nadanie dostępów zgodnie z wnioskiem. Konta w SI są tworzone automatycznie i przypisywane do odpowiednich osób.

8. Przejście 4: Rozwiąż

9. Etap 5: Wniosek zrealizowany
   Po zakończeniu nadawania dostępów, wniosek zostaje oznaczony jako „Wniosek zrealizowany”.

10. Zamknięcie
    Na końcu procesu, wniosek jest zamykany, a jego status zmienia się na „Wniosek zamknięty”.

Opcjonalne kroki w trakcie procesu:

• Dodaj obserwujących: W trakcie procesu istnieje możliwość dodania obserwujących do wniosku, co pozwala na monitorowanie jego statusu przez dodatkowe osoby.

• Odrzuć: Jeśli wniosek nie spełnia wymagań, użytkownik może go odrzucić, co prowadzi do zakończenia procesu w statusie „Odrzucony”.

Podgląd:

Opis akcji i automatyzacji w procesie

Etap 1: Start

Start procesu.

Przejście 1: Nowy wniosek

Akcje:

• Ustaw wartość pola: Temat – w tej akcji zostaje ustawiona konkretna domyślna wartość dla pola Temat: Wniosek o nadanie dostępu do systemu informatycznego.

• Ustaw wartość pola: Zgłaszający – określenie wartości w polu „Zgłaszający”, które wskazuje osobę wnioskującą lub zgłaszającą potrzebę dostępu. Domyślnie: Zalogowany użytkownik.

• Ustaw wartość pola: Typ – zdefiniowanie rodzaju wniosku w polu „Typ”. Domyślnie: Wniosek

• Ustaw wartość pola: Priorytet – przypisanie priorytetu zgłoszenia w polu „Priorytet”. Domyślnie: Normalny.

• Ustaw wartość pola: Kategoryzacja – ustawienie wartości w polu „Kategoryzacja”, aby przypisać wniosek do odpowiedniej kategorii. Domyślnie Kategoria: Systemy informatyczne, Podkategoria: Nadanie dostępów.

• Uruchom formularz: Wniosek o nadanie dostępu dla osoby do systemów informatycznych – automatyczne uruchomienie formularza umożliwiającego składanie wniosku o dostęp do systemów informatycznych dla danej osoby. Aby zobaczyć jak go zbudować przejdź do artykułu: https://log-plus-docs.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/88932401/Formularze#Wniosek-o-nadanie-osobie-dost%C4%99pu-do-system%C3%B3w-informatycznych

• Wyślij wiadomość e-mail: Potwierdzenie rejestracji nowego zgłoszenia – wysyłka wiadomości e-mail z potwierdzeniem, że nowe zgłoszenie zostało zarejestrowane. Wiadomość ta zawiera dynamicznie generowany temat ({{l:Subject}}), co oznacza, że temat jest automatycznie wstawiany w momencie wysyłki. Domyślna treść maila: {{I:Requester}}, Twoje zgłoszenie zostało poprawnie zarejestrowane w systemie pod numerem #{{I:Id}}.

Podgląd:

Etap 2: Akceptacja przełożonego

na podstawie tej akcji zostają wygenerowane zadania akceptacji dla przełożonych osób z wniosku.

Ustaw stan procesu: Akceptacja

1. Rodzaj: Akceptacja dla wniosków o dostęp

2. Akceptacja przez: Przełożonego osoby wskazanej na wniosku o dostęp

3. Osoba: admin (Pole to wskazuje osobę odpowiedzialną za akceptację)

4. Temat zadania: Akceptacja wniosku o nadanie dostępu do SI dla {{Access:Employee}} / zostanie automatycznie uzupełniona Imieniem i nazwiskiem odpowiedniego użytkownika

5. Kategoria: Normalny

6. Czasochłonność zadania: 2 godziny

7. Opis zadania:
   Dokonaj akceptacji wniosku

   Dostęp dla: {{Access:Employee}}
   Do systemu: {{Access:Role.ItSystem}}
   Na roli: {{Access:Role}}
   Od: {{Access:FromDate}}
   Do: {{Access:ToDate}}

8. Opóźnienie czasu rozpoczęcia: 1 godzina (Pole to określa, po jakim czasie od złożenia wniosku zadanie zostanie uruchomione)

Podgląd:

Automatyzacja przejścia do kolejnego etapu

Automatyczne wykonanie przejścia po akceptacji jest ustawione na 1min. Oznacza to, że wniosek samodzielnie przejdzie do kolejnego etapu - Do akceptacji SBO - po upływie jednej minuty od wykonania wszystkich zadań akceptacji przełożonych.

Przejście 2: Do akceptacji SBO

Akcja:

• Dodaj komentarz: {{I:Requester}}, Twój wniosek został zaakceptowany przez przełożonego. (Dodaje komentarz w czacie)

Podgląd:

Etap 3: Akceptacja SBO

Na podstawie tej akcji zostają wygenerowane zadania akceptacji dla właścicieli biznesowych wskazanych systemów informatycznych.

Ustaw stan procesu: Akceptacja

1. Rodzaj: Akceptacja dla wniosków o dostęp

2. Akceptacja przez: Głównego właściciela systemu informatycznego

3. Osoba: admin (Pole to wskazuje osobę odpowiedzialną za akceptację)

4. Temat zadania: Akceptacja wniosku o nadanie dostępu do SI dla {{Access:Employee}} / zostanie automatycznie uzupełniona Imieniem i nazwiskiem odpowiedniego użytkownika

5. Kategoria: Normalny

6. Czasochłonność zadania: 2 godziny

7. Opis zadania:
   Dokonaj akceptacji wniosku
   Dostęp dla: {{Access:Employee}}
   Do systemu: {{Access:Role.ItSystem}}
   Na roli: {{Access:Role}}
   Od: {{Access:FromDate}}
   Do: {{Access:ToDate}}

8. Opóźnienie czasu rozpoczęcia: 1 godzina

Automatyzacja przejścia do kolejnego etapu

Automatyczne wykonanie przejścia po akceptacji jest ustawione na 1min. Oznacza to, że wniosek samodzielnie przejdzie do kolejnego etapu - Nadawanie dostępów - po upływie jednej minuty od wykonania wszystkich zadań akceptacji przełożonych. (Podgląd: patrz punkt wyżej)

Przejście 3: Realizuj

Akcje:

• Dodaj komentarz: {{I:Requester}}, Twój wniosek został zaakceptowany przez Właścicieli Biznesowych. Rozpoczęliśmy pracę nad Twoim zgłoszeniem. Realizacja odbywa się na podzgłoszeniach powiązanych z tym zgłoszeniem.

• Wygeneruj wnioski na podstawie dostępów: 1A. Nadanie dostępów do SI (realizacja na podzgłoszeniach) patrz artykuł: Akcje automatyzujące nadawanie/odbieranie dostępów

Uwaga!
Na podstawie tej akcji zostaną uruchomione podprocesy nadawania wniosków do SI, które będą blokowały zmianę etapu procesu nadrzędnego do momentu, aż nie zostaną zrealizowane. Oznacza to, że na zgłoszeniu pojawi się belka z komunikatem. Z belki można przejść do podzgłoszenia klikając na temat.

1. Lista akcji: Wygeneruj wnioski na podstawie dostępów

2. Źródło dostępów: Nadawanie - wskazuje, skąd pochodzą dostępy, w tym przypadku nadawanie dostępu.

3. Typ grupowania: Bez grupowania - określa sposób grupowania wniosków, tutaj wybrano brak grupowania.

4. Typ powiązania: Zablokuj zmianę etapu zgłoszenia nadrzędnego - blokuje możliwość zmiany etapu zgłoszenia nadrzędnego, dopóki podzgłoszenie nie zostanie zamknięte, anulowane lub rozwiązane.

5. Proces: 1A. Nadanie dostępów do SI (realizacja na podzgłoszeniach) - podproces, który zostanie uruchomiony w ramach tej akcji.

6. Temat zgłoszenia: Nadanie dostępów dla {{Access:Employee}} do systemu {{Access:Role.ItSystem}} na roli: {{Access:Role}} - dynamicznie generowany temat zgłoszenia z wykorzystaniem pól mapowanych.

7. Kategoria: Systemy informatyczne

8. Podkategoria: Nadanie dostępów

9. Zgłaszający: Zgłaszający - podstawienie domyślnej wartości dla pola zgłaszającego.

10. Opis: Wniosek o nadanie dostępu do systemu informatycznego {{Access:Role.ItSystem}} dla {{Access:Employee}} na roli {{Access:Role}} - automatycznie generowany opis zgłoszenia, z użyciem zmiennych.

Podgląd:

Etap 4: Nadawanie dostępów

Ustaw stan procesu: Otwarte

W tym etapie zgłoszenie oczekuje na realizację podprocesów.

Automatyzacja przejścia do kolejnego etapu

Automatyczne wykonanie przejścia jest ustawione na 1min. Oznacza to, że wniosek samodzielnie przejdzie do kolejnego etapu - Wniosek zrealizowany - po upływie jednej minuty od zamknięcia zgłoszeń podrzędnych. Podgląd: patrz punkt Akceptacja 1)

Przejście 4: Rozwiąż

Akcje:

• Dodaj komentarz: {{I:Requester}}, Twój wniosek o nadanie dostępu do systemu informatycznego został zrealizowany. Zgłoszenie zostanie automatycznie zamknięte w ciągu 48h.

• Ustaw wartość pola: Realizujący

Etap 5: Wniosek zrealizowany

Ustaw stan procesu: Rozwiązane

Automatyzacja przejścia do kolejnego etapu

Automatyczne wykonanie przejścia jest ustawione na 48h. Oznacza to, że po upłynięciu 48h od przejścia zgłoszenia w ten etap zostanie ono automatycznie wykonane i zgłoszenie przejdzie do etapu 6: Zamknięte.

Przejście 6: Zamknij

Akcja:

• Dodaj komentarz: Procedowanie zgłoszenia dobiegło końca.

Etap 6: Wniosek zamknięty

Ustaw stan procesu: Zamknięte

Kroki opcjonalne

Zwróć do zgłaszającego

Ustaw stan procesu: Wstrzymany

Akcje:

• Uruchom formularz: Zgłoszenie niekompletne

• Wyślij wiadomość e-mail: Wniosek #{{I:Id}} wymaga uzupełnienia

• Ustaw wartość pola: Realizujący - Zalogowany użytkownik

Odrzuć

Ustaw stan procesu: Odrzucono

Akcje:

• Uruchom formularz: Odrzucenie Zgłoszenia

• Dodaj komentarz: {{I:Requester}}, Twój wniosek został odrzucony.

• Wyślij wiadomość e-mail: Odrzucenie wniosku #{{I:Id}}

• Ustaw wartość pola: Realizujący - Zalogowany użytkownik

Nadanie dostępów do SI (realizacja na podzgłoszeniach)

Opis procesu

Etap 1: Start podzgłoszenia
Podzgłoszenie przechodzi do stanu „Nowe” od razu po jego rozpoczęciu.

Przejście 1: Nowe
Akcje:

• Ustaw wartość pola: Typ

• Ustaw wartość pola: Grupa realizująca

• Wyślij wiadomość e-mail: Nowy wniosek o nadanie dostępu do Systemu Informatycznego

Etap 2: Otwarte

Ustaw stan procesu: Nowe

Przejście 2: Podejmij

Akcje:

Ustaw wartość pola: Realizujący - Zalogowany użytkownik

Etap 3: Nadawanie dostępów

Ustaw stan procesu: Otwarte

Przejście 3: Zrealizuj

Akcje:

• Uruchom formularz: Rozwiązanie Wniosku

• Utwórz/Aktualizuj relacje pomiędzy kontem, a rolą na podstawie dostępów z wniosku

• Ustaw wartość pola: Data rozwiązania

Etap 4: Wniosek zamknięty
Ustaw stan procesu: Zamknięte