Spis treści

Funkcja Zamówienia umożliwia rejestrowanie i prowadzenie procesu zakupowego, obejmującego określenie przedmiotu zamówienia, analizę potrzeby zakupowej oraz etap ofertowania.

Zamówienia obsługiwane są przy wykorzystaniu mechanizmu workflow. Dla procesu przewidziano typ Zarządzanie zamówieniem, a zamówienie może znajdować się w stanie Aktywny, Nieaktywny lub W koszu. Poszczególne etapy skonfigurowanego workflow stanowią dodatkowo podstatus zamówienia.

Widok Zamówienia umożliwia przeglądanie wszystkich zarejestrowanych zamówień.

Zamówienia mogą być przeglądane według stanu:

• wszystkie,

• aktywne,

• nieaktywne,

• w koszu.

Tabela umożliwia m.in. wyszukiwanie, filtrowanie, zarządzanie filtrami, wybór kolumn, pracę w trybie pełnoekranowym oraz eksport danych do pliku Excel lub CSV.

W tabeli mogą być prezentowane m.in.:

• proces,

• nazwa,

• numer zamówienia,

• status,

• przedmiot zamówienia,

• organizacja,

• szacunkowa wartość netto i brutto,

• podatek VAT,

• waluta i wartość kursu,

• nazwa projektu,

• sposób wykorzystania,

• dane dotyczące analizy zamówienia,

• dane dotyczące ofertowania,

• informacje ewidencyjne dotyczące utworzenia i modyfikacji zamówienia.

Z poziomu tabeli dostępne są również operacje związane z zamówieniem, np. otwarcie rekordu, edycja, dodanie przedmiotu zamówienia, zadania, oferty lub załącznika.

Nowe zamówienie można utworzyć za pomocą przycisku Dodaj zamówienie.

Formularz otwierany jest w trybie pełnoekranowym jako formularz wejściowy procesu workflow. Proces tworzenia zamówienia podzielony jest na trzy kroki:

1. Podstawowe

2. Analiza zamówień

3. Ofertowanie

Formularz umożliwia określenie:

• Numer zamówienia – numer identyfikujący zamówienie; w konfiguracji może być nadawany zgodnie z ustawionym szablonem autonumeracji,

• Nazwa – nazwa zamówienia,

• Proces – proces workflow wykorzystywany do obsługi zamówienia,

• Typ – sposób realizacji zamówienia,

• Przedmiot zamówienia,

• Organizacja,

• Budżet,

• Szacunkowa wartość zamówienia netto,

• Podatek (%),

• Szacunkowa wartość zamówienia brutto,

• Waluta,

• Wartość kursu,

• Nazwa projektu,

• Planowana data realizacji,

• Cel zamówienia,

• Sposób wykorzystania,

• Opis.

Pole Typ wykorzystuje istniejący w systemie słownik typów zamówień.

W zależności od konfiguracji mogą być dostępne m.in.:

• Zamówienie z wolnej ręki,

• Przetarg nieograniczony,

• Przetarg ograniczony,

• Negocjacje z ogłoszeniem,

• Negocjacje bez ogłoszenia,

• Dialog konkurencyjny,

• Licytacja elektroniczna.

Przedmiot zamówienia może zostać określony:

• Według produktów handlowych,

• Według kodów CPV.

Wybrana opcja określa, jakie pozycje użytkownik będzie mógł wskazać w tabeli Przedmioty zamówienia.

W sekcji Uczestnicy można wskazać osoby lub jednostki zaangażowane w realizację zamówienia:

• Osoba wnioskująca,

• Grupa wnioskująca,

• Dział wnioskujący,

• Beneficjent biznesowy / beneficjent zamówienia,

• Odpowiedzialny za ofertowanie,

• Odpowiedzialny za analizę.

W sekcji Przedmioty zamówienia definiowane są pozycje objęte zamówieniem.

W zależności od wybranego wcześniej sposobu określenia przedmiotu zamówienia użytkownik może wskazywać:

• produkty z Katalogu produktów handlowych,

• pozycje ze słownika kodów CPV.

Tabela umożliwia dodawanie pozycji bezpośrednio w wierszu.

Dla przedmiotu zamówienia określane są m.in.:

• Nazwa,

• Kod,

• Linia budżetowa,

• Opis,

• Ilość,

• Cena jednostkowa netto,

• Kwota netto,

• Kwota brutto,

• Waluta,

• Podatek.

Kwota netto może być wyliczana na podstawie ilości oraz ceny jednostkowej.

Przedmiot zamówienia może zostać przypisany do linii budżetowej.

Podczas wyboru linii budżetowej użytkownik otrzymuje dostęp do linii należących do organizacji wskazanej w zamówieniu, a lista wyników zawężana jest zgodnie z wpisywaną wartością.

Jeżeli produkt handlowy dodany do zamówienia zostanie powiązany z linią budżetową, system automatycznie tworzy relację pomiędzy zamówieniem a tą linią.

Jedna linia budżetowa może być powiązana z wieloma zamówieniami. Jedno zamówienie może natomiast być powiązane z wieloma liniami budżetowymi poprzez przypisane do niego przedmioty zamówienia.

Drugi krok formularza służy do udokumentowania analizy poprzedzającej realizację zamówienia.

Użytkownik może określić:

• Datę przeprowadzenia analizy,

• czy zamówienie zostało ujęte w planie budżetowym,

• dostępność zamówienia na rynku,

• analizę potrzeb,

• analizę ryzyka,

• uwagi.

Ostatni krok formularza służy do uzupełnienia informacji dotyczących szacowania wartości oraz warunków realizacji zamówienia.

Użytkownik może określić:

• Datę przeprowadzenia szacowania,

• Sposób realizacji,

• Termin realizacji,

• Jednostkę terminu realizacji – dni, miesiące lub lata,

• Sposób zapłaty,

• Termin zapłaty,

• Opis szacowania,

• Warunki gwarancji,

• Warunki zabezpieczenia umowy,

• Uzasadnienie wyboru wykonawcy,

• Uwagi.

Dla jednostki terminu realizacji przewidziano wartości Dni, Miesiące oraz Lata.

Po zapisaniu użytkownik przechodzi do widoku szczegółowego zamówienia.

W nagłówku prezentowane są m.in.:

• nazwa zamówienia,

• numer zamówienia,

• informacje o osobie tworzącej,

• data utworzenia,

• informacje o ostatniej modyfikacji,

• wartości finansowe zamówienia.

Jeżeli zamówienie prowadzone jest w ramach workflow, w widoku prezentowany jest również jego bieżący status oraz dostępne kolejne przejścia procesu.

Zakładka Informacje prezentuje dane zgromadzone podczas tworzenia i późniejszej edycji zamówienia, w tym:

• dane podstawowe,

• wartości finansowe,

• dane dotyczące analizy zamówienia,

• dane dotyczące ofertowania,

• uczestników,

• opis,

• dane ewidencyjne.

Z poziomu szczegółów zamówienia możliwy jest również dostęp do powiązanych informacji, m.in.:

• Relacje,

• Zgłoszenia,

• Pliki,

• Przedmioty zamówienia,

• Koszty,

• Zadania,

• Historia zmian.

W sekcji relacji mogą być prezentowane również oferty przypisane do zamówienia. Specyfikacja nie ogranicza liczby ofert możliwych do powiązania z jednym zamówieniem.

Tabela historii zmian umożliwia sprawdzenie m.in. daty modyfikacji, użytkownika wykonującego zmianę, rodzaju operacji, zmodyfikowanego obiektu oraz poprzedniej i nowej wartości.

Z poziomu menu zamówienia dostępne mogą być operacje takie jak:

• Dodaj zadanie,

• Dodaj ofertę,

• Dodaj koszt,

• Dodaj przedmiot zamówienia,

• Dodaj plik z dysku,

• Dodaj URL do pliku,

• Edytuj.

Dostępność poszczególnych operacji zależy od uprawnień użytkownika oraz konfiguracji procesu.

Edycja tabeli przedmiotów zamówienia wymaga uprawnień do edycji zamówienia. Tabela może zostać otwarta w widoku pełnoekranowym, w którym możliwe jest dodawanie kolejnych pozycji bezpośrednio w wierszach.

Katalog produktów handlowych stanowi bazę produktów wykorzystywanych w procesie zakupowym.

Standardowy przebieg pracy może wyglądać następująco:

1. Tworzona jest odpowiednia grupa produktów w Katalogu produktów handlowych.

2. W grupie rejestrowane są produkty wraz z ich podstawowymi danymi, producentem, modelem i ceną.

3. Podczas tworzenia zamówienia użytkownik wybiera Przedmiot zamówienia – Według produktów handlowych.

4. W tabeli Przedmioty zamówienia wskazuje produkty znajdujące się w katalogu.

5. Dla poszczególnych produktów określa ilości, ceny, podatek oraz – w razie potrzeby – właściwe linie budżetowe.

6. System wykorzystuje pozycje do określenia wartości zamówienia oraz utworzenia odpowiednich powiązań z liniami budżetowymi.

7. Zamówienie przechodzi następnie przez etap analizy i ofertowania zgodnie ze skonfigurowanym procesem.