Opis akcji i automatyzacji w procesie

Etap 1: Start

Start procesu.

Przejście 1: Nowy wniosek

Akcje:

• Ustaw wartość pola: Temat – w tej akcji zostaje ustawiona konkretna domyślna wartość dla pola Temat: Wniosek o nadanie dostępu do systemu informatycznego.

• Ustaw wartość pola: Zgłaszający – określenie wartości w polu „Zgłaszający”, które wskazuje osobę wnioskującą lub zgłaszającą potrzebę dostępu. Domyślnie: Zalogowany użytkownik.

• Ustaw wartość pola: Typ – zdefiniowanie rodzaju wniosku w polu „Typ”. Domyślnie: Wniosek

• Ustaw wartość pola: Priorytet – przypisanie priorytetu zgłoszenia w polu „Priorytet”. Domyślnie: Normalny.

• Ustaw wartość pola: Kategoryzacja – ustawienie wartości w polu „Kategoryzacja”, aby przypisać wniosek do odpowiedniej kategorii. Domyślnie Kategoria: Systemy informatyczne, Podkategoria: Nadanie dostępów.

• Uruchom formularz: Wniosek o nadanie dostępu dla osoby do systemów informatycznych – automatyczne uruchomienie formularza umożliwiającego składanie wniosku o dostęp do systemów informatycznych dla danej osoby. Aby zobaczyć jak go zbudować przejdź do artykułu: Formularze | Wniosek o nadanie osobie dostępu do systemów informatycznych

• Wyślij wiadomość e-mail: Potwierdzenie rejestracji nowego zgłoszenia – wysyłka wiadomości e-mail z potwierdzeniem, że nowe zgłoszenie zostało zarejestrowane. Wiadomość ta zawiera dynamicznie generowany temat ({{l:Subject}}), co oznacza, że temat jest automatycznie wstawiany w momencie wysyłki. Domyślna treść maila: {{I:Requester}}, Twoje zgłoszenie zostało poprawnie zarejestrowane w systemie pod numerem #{{I:Id}}.

Podgląd:

Open

Etap 2: Akceptacja przełożonego

na podstawie tej akcji zostają wygenerowane zadania akceptacji dla przełożonych osób z wniosku.

Ustaw stan procesu: Akceptacja

1. Rodzaj: Akceptacja dla wniosków o dostęp

2. Akceptacja przez: Przełożonego osoby wskazanej na wniosku o dostęp

3. Osoba: admin (Pole to wskazuje osobę odpowiedzialną za akceptację)

4. Temat zadania: Akceptacja wniosku o nadanie dostępu do SI dla {{Access:Employee}} / zostanie automatycznie uzupełniona Imieniem i nazwiskiem odpowiedniego użytkownika

5. Kategoria: Normalny

6. Czasochłonność zadania: 2 godziny

7. Opis zadania:
   Dokonaj akceptacji wniosku

   Dostęp dla: {{Access:Employee}}
   Do systemu: {{Access:Role.ItSystem}}
   Na roli: {{Access:Role}}
   Od: {{Access:FromDate}}
   Do: {{Access:ToDate}}

8. Opóźnienie czasu rozpoczęcia: 1 godzina (Pole to określa, po jakim czasie od złożenia wniosku zadanie zostanie uruchomione)

Podgląd:

Open

Automatyzacja przejścia do kolejnego etapu

Automatyczne wykonanie przejścia po akceptacji jest ustawione na 1min. Oznacza to, że wniosek samodzielnie przejdzie do kolejnego etapu - Do akceptacji SBO - po upływie jednej minuty od wykonania wszystkich zadań akceptacji przełożonych.

Przejście 2: Do akceptacji SBO

Akcja:

• Dodaj komentarz: {{I:Requester}}, Twój wniosek został zaakceptowany przez przełożonego. (Dodaje komentarz w czacie)

Podgląd:

Etap 3: Akceptacja SBO

Na podstawie tej akcji zostają wygenerowane zadania akceptacji dla właścicieli biznesowych wskazanych systemów informatycznych.

Ustaw stan procesu: Akceptacja

1. Rodzaj: Akceptacja dla wniosków o dostęp

2. Akceptacja przez: Głównego właściciela systemu informatycznego

3. Osoba: admin (Pole to wskazuje osobę odpowiedzialną za akceptację)

4. Temat zadania: Akceptacja wniosku o nadanie dostępu do SI dla {{Access:Employee}} / zostanie automatycznie uzupełniona Imieniem i nazwiskiem odpowiedniego użytkownika

5. Kategoria: Normalny

6. Czasochłonność zadania: 2 godziny

7. Opis zadania:
   Dokonaj akceptacji wniosku
   Dostęp dla: {{Access:Employee}}
   Do systemu: {{Access:Role.ItSystem}}
   Na roli: {{Access:Role}}
   Od: {{Access:FromDate}}
   Do: {{Access:ToDate}}

8. Opóźnienie czasu rozpoczęcia: 1 godzina

Automatyzacja przejścia do kolejnego etapu

Automatyczne wykonanie przejścia po akceptacji jest ustawione na 1min. Oznacza to, że wniosek samodzielnie przejdzie do kolejnego etapu - Nadawanie dostępów - po upływie jednej minuty od wykonania wszystkich zadań akceptacji przełożonych. (Podgląd: patrz punkt wyżej)

Przejście 3: Realizuj

Akcje:

• Dodaj komentarz: {{I:Requester}}, Twój wniosek został zaakceptowany przez Właścicieli Biznesowych. Rozpoczęliśmy pracę nad Twoim zgłoszeniem. Realizacja odbywa się na podzgłoszeniach powiązanych z tym zgłoszeniem.

• Wygeneruj wnioski na podstawie dostępów: 1A. Nadanie dostępów do SI (realizacja na podzgłoszeniach) patrz artykuł: Akcje automatyzujące nadawanie/odbieranie dostępów

1. Lista akcji: Wygeneruj wnioski na podstawie dostępów

2. Źródło dostępów: Nadawanie - wskazuje, skąd pochodzą dostępy, w tym przypadku nadawanie dostępu.

3. Typ grupowania: Bez grupowania - określa sposób grupowania wniosków, tutaj wybrano brak grupowania.

4. Typ powiązania: Zablokuj zmianę etapu zgłoszenia nadrzędnego - blokuje możliwość zmiany etapu zgłoszenia nadrzędnego, dopóki podzgłoszenie nie zostanie zamknięte, anulowane lub rozwiązane.

5. Proces: 1A. Nadanie dostępów do SI (realizacja na podzgłoszeniach) - podproces, który zostanie uruchomiony w ramach tej akcji.

6. Temat zgłoszenia: Nadanie dostępów dla {{Access:Employee}} do systemu {{Access:Role.ItSystem}} na roli: {{Access:Role}} - dynamicznie generowany temat zgłoszenia z wykorzystaniem pól mapowanych.

7. Kategoria: Systemy informatyczne

8. Podkategoria: Nadanie dostępów

9. Zgłaszający: Zgłaszający - podstawienie domyślnej wartości dla pola zgłaszającego.

10. Opis: Wniosek o nadanie dostępu do systemu informatycznego {{Access:Role.ItSystem}} dla {{Access:Employee}} na roli {{Access:Role}} - automatycznie generowany opis zgłoszenia, z użyciem zmiennych.

Podgląd:

Etap 4: Nadawanie dostępów

Ustaw stan procesu: Otwarte

W tym etapie zgłoszenie oczekuje na realizację podprocesów.

Automatyzacja przejścia do kolejnego etapu

Automatyczne wykonanie przejścia jest ustawione na 1min. Oznacza to, że wniosek samodzielnie przejdzie do kolejnego etapu - Wniosek zrealizowany - po upływie jednej minuty od zamknięcia zgłoszeń podrzędnych. Podgląd: patrz punkt Akceptacja 1)

Przejście 4: Rozwiąż

Akcje:

• Dodaj komentarz: {{I:Requester}}, Twój wniosek o nadanie dostępu do systemu informatycznego został zrealizowany. Zgłoszenie zostanie automatycznie zamknięte w ciągu 48h.

• Ustaw wartość pola: Realizujący

Etap 5: Wniosek zrealizowany

Ustaw stan procesu: Rozwiązane

Automatyzacja przejścia do kolejnego etapu

Automatyczne wykonanie przejścia jest ustawione na 48h. Oznacza to, że po upłynięciu 48h od przejścia zgłoszenia w ten etap zostanie ono automatycznie wykonane i zgłoszenie przejdzie do etapu 6: Zamknięte.

Przejście 6: Zamknij

Akcja:

• Dodaj komentarz: Procedowanie zgłoszenia dobiegło końca.

Etap 6: Wniosek zamknięty

Ustaw stan procesu: Zamknięte

Kroki opcjonalne

Zwróć do zgłaszającego

Ustaw stan procesu: Wstrzymany

Akcje:

• Uruchom formularz: Zgłoszenie niekompletne

• Wyślij wiadomość e-mail: Wniosek #{{I:Id}} wymaga uzupełnienia

• Ustaw wartość pola: Realizujący - Zalogowany użytkownik

Odrzuć

Ustaw stan procesu: Odrzucono

Akcje:

• Uruchom formularz: Odrzucenie Zgłoszenia

• Dodaj komentarz: {{I:Requester}}, Twój wniosek został odrzucony.

• Wyślij wiadomość e-mail: Odrzucenie wniosku #{{I:Id}}

• Ustaw wartość pola: Realizujący - Zalogowany użytkownik

Nadanie dostępów do SI (realizacja na podzgłoszeniach)

Opis procesu

Etap 1: Start podzgłoszenia
Podzgłoszenie przechodzi do stanu „Nowe” od razu po jego rozpoczęciu.

Przejście 1: Nowe
Akcje:

• Ustaw wartość pola: Typ

• Ustaw wartość pola: Grupa realizująca

• Wyślij wiadomość e-mail: Nowy wniosek o nadanie dostępu do Systemu Informatycznego

Etap 2: Otwarte

Przejście 2: Podejmij

Etap 3: Nadawanie dostępów

Przejście 3: Zrealizuj

• Uruchom formularz: Rozwiązanie Wniosku

• Utwórz/Aktualizuj relacje pomiędzy kontem, a rolą na podstawie dostępów z wniosku

• Ustaw wartość pola: Data rozwiązania

Etap 4: Wniosek zamknięty
Ustaw stan procesu: Zamknięte