Spis treści:

Formularze są wykorzystywane w procesach do zbierania informacji. Możesz tworzyć je w prosty sposób definiując pola, jakie ma wypełnić użytkownik. Katalog formularzy pozwala na utworzenie struktury formularzy w oparciu o wygodny dashboard.

Budowa katalogu formularzy

1. Z górnego paska nawigacyjnego wybierz Procesy >  Katalog formularzy.

2. Wybierz +Dodaj sekcję.

3. Uzupełnij nazwę sekcji.

4. Kliknij na kafelek +Dodaj grupę

5. Uzupełnij pole Nazwa grupy, a następnie wybierz sekcję do której ma ona należeć.

6. Wprowadź opis grupy (opcjonalne).

7. Kliknij Zapisz. 

Tworzenie formularzy

Edytor formularza pozwala na stworzenie formularza, który będzie wyświetlał się we wskazanym momencie procesu.
Formularz może zawierać sekcje, w obrębie których dodawane są pola.
Pola mogą być mapowane z elementami zgłoszenia - na przykład z jego tytułem. Oznacza to, że wartość wpisana w to pole przez użytkownika, będzie widniała w zgłoszeniu w określonym miejscu.

1. Z górnego paska nawigacyjnego wybierz Procesy >  Katalog formularzy.

2. Wybierz grupę, w której chcesz stworzyć nowy formularz.

3. Kliknij Dodaj formularz.

4. Twórz formularz dodając jego sekcje i pola, które możesz mapować z elementami zgłoszeń.
   Formularz domyślnie rozpoczyna się od pola tekstowego z krótką odpowiedzią z możliwością zmapowania z polem Temat.

5. Przejdź do zakładki Konfiguracja i wybierz sposób wyświetlania formularza: Pełna strona / Prawy panel.

6. W polu tekstowym wpisz treść, którą ma zobaczyć użytkownik wypełniający formularz
   Przykład: Podaj tytuł zgłoszenia - Mapowanie : Temat / Grafika poniżej pokazuje jak będzie to wyglądało w praktyce.

7. W formularzu można także utworzyć pola, które będą zmapowane z Zasobami. Oznacza to, że użytkownik wypełniając formularz, będzie miał do dyspozycji określoną listę zasobów, np. dla "Zgłaszający' będzie wyświetlać listę osób.

8. Możesz dodać walidację zaznaczając checkbox Wymagane.

9. Możesz podejrzeć, jak formularz będzie wyglądał od strony użytkownika klikając Pogląd.

10. Po dodaniu wszystkich pól kliknij Zakończ.

Lista pól w formularzu

Lista pól, które możesz zamieścić w formularzu:

• Pola zgłoszenia

  • Temat - temat zgłoszenia

  • Typ - Zgłoszenie, Incydent, Zmiana, Wniosek, Problem

  • Priorytet - Niski, Normalny, Wysoki, Krytyczny, Brak

  • Kategoryzacja - kategorie według używanych w Helpdesku

  • Realizujący - wywołuje listę osób z CMDB

  • Zgłaszający - wywołuje listę osób z CMDB

  • Zasoby - wywołuje listę zasobów z CMDB

  • Opis - pole do opisu zgłoszenia

  • Budżet - pole do wpisania budżetu

• Pole tekstowe

  • Krótka odpowiedź

  • Długa odpowiedź

  • Procent

  • Liczba

  • Kwota

• Jednorazowy wybór - pozwala dodać listę opcji z jednorazowym wyborem

• Dodaj załącznik 

• Dodaj datę

• Wielokrotny wybór - pozwala dodać listę opcji z wielokrotnym wyborem

• Lista rozwijalna - pozwala dodać rozwijalną listę opcji 

• Skala - pozwala dodać wybór skali 1-5 (np. ocena zgłoszenia)

Pola RODO (GDPR) w formularzach

Dla formularzy używanych w ramach procesów związanych z RODO (GDPR) możesz użyć następujących pól (są to pola mapowane):

1. Kategorie osób których dane są przetwarzane

2. Kategorie przetwarzanych danych osobowych

3. Czynności przetwarzania

4. Kategorie odbiorców danych osobowych

5. Środki bezpieczeństwa

6. Poziom upoważnienia

7. Środki bezpieczeństwa

8. Cel przetwarzania danych

9. Świadkowie

10. Możliwe konsekwencje

11. Uzasadnienie decyzji

12. Podjęte środki naprawcze

13. Inspektor danych osobowych

14. Administrator danych osobowych

15. Podmiot przetwarzający dane

16. Przekazywanie danych do państw trzecich

17. Wystąpienie wysokiego ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych

18. Powiadomienie podmiotu nadzorczego

19. Powiadomienie osób