Konektor umożliwia dodawanie oraz konfigurowanie zgłoszeń/zadań poprzez wiadomość e-mail wysyłaną na skonfigurowany adres e-mail skrzynki. Dzięki niej, zadania, zgłoszenia, komentarze czy też notatki do nich mogą być dodawane bez konieczności logowania się do systemu.

Odpowiednie warunki i reguły umożliwiają przetwarzanie wiadomości według wskazanej logiki, co ułatwia ich późniejszą obsługę w systemie. Mogą być zaprojektowane w taki sposób, że według wskazanych danych wejściowych, do tworzonego zgłoszenia będzie uruchomiony odpowiedni proces, nadany priorytet, czy przypisana osoba realizująca.

W systemie znajdziesz także prekonfigurowane domyślne, najbardziej uniwersalne reguły, które możesz dostosować do swoich potrzeb.

Mechanizm działania

Funkcjonalność umożliwia automatyczne przekształcanie wiadomości e-mail na zgłoszenia lub zadania w systemie Helpdesk. Mechanizm działa w oparciu o konfigurację skrzynek pocztowych oraz reguły odbioru wiadomości.

Konfiguracja serwera poczty przychodzącej

System obsługuje trzy metody odbioru wiadomości:

• IMAP – wymaga podania danych uwierzytelniających oraz konfiguracji połączenia z serwerem poczty (adres serwera, port, szyfrowanie). Obsługiwane są standardowe porty (143 dla nieszyfrowanego, 993 dla SSL/TLS). System pobiera e-maile z folderu INBOX.

• POP3 – podobnie jak IMAP, wymaga konfiguracji serwera, ale nie wspiera pobierania wiadomości z innych folderów niż skrzynka odbiorcza.

• Microsoft Graph API – metoda integracji z Office 365, wymagająca podania identyfikatora użytkownika, aplikacji w Azure AD oraz tajnego klucza klienta.

System okresowo sprawdza pocztę według zadanego interwału (np. co 5 minut) i domyślnie pobiera wiadomości z ostatnich 7 dni (wartość konfigurowalna w appsettings.default.json).

Konfiguracja reguł odbioru wiadomości

Dla każdej skrzynki można definiować reguły przekształcające e-maile na zgłoszenia lub zadania. Reguły składają się z:

• Warunków – np. temat wiadomości, adres nadawcy, treść, pierwsza lub ostatnia linia treści.

• Operatorów porównania – równe, nie równe, zawiera, nie zawiera, zaczyna się od, kończy się na.

• Akcji – np. utworzenie zgłoszenia/zadania, dodanie komentarza, przypisanie właściciela.

Reguły są przetwarzane sekwencyjnie, a system może zastosować wiele reguł do jednej wiadomości.

Automatyczne przekształcanie e-maili na zgłoszenia/zadania

Po spełnieniu warunków reguły, system może:

• Utworzyć zgłoszenie – przypisać kategorię, temat, realizującego, a także dodać zmienne z wiadomości e-mail.

• Utworzyć zadanie – ustawić tytuł, właściciela, priorytet, czasochłonność, opóźnienie w rozpoczęciu.

• Dodać komentarz do istniejącego zgłoszenia/zadania – identyfikacja na podstawie ID w temacie wiadomości.

• Usunąć stopkę/historię korespondencji – na podstawie predefiniowanych fraz.

Obsługa zgłoszeń i zadań utworzonych z e-maili

• Nadawca wiadomości otrzymuje automatyczne powiadomienia o statusie zgłoszenia.

• Możliwość pobrania oryginalnej wiadomości e-mail w historii zgłoszenia.

• W rozwoju znajduje się funkcjonalność odpowiadania na zgłoszenia bez logowania do systemu (bezpośrednio z e-maila).

Dodatkowe funkcje

• Filtrowanie autoresponderów – pomija wiadomości zawierające w temacie frazy typu autoresponder, automatic response.

• Obsługa załączników – możliwość dołączania plików do zgłoszeń/zadań.

• Powiadomienia o błędach – administrator może skonfigurować adres e-mail do odbioru powiadomień o błędach w przetwarzaniu wiadomości.